A Semmelweis Egyetem üdülőinek foglalási felületére az intranetről és a webről is be lehet jelentkezni a http://udulofoglalasteszt.semmelweis.hu/ elérhetőségen. A következő szezonra a foglalás esetén fizetendő üdülési díjakról, idegenforgalmi adóról és az üdülők adott szezonra vonatkozó használati feltételeiben történt változásokról minden év február 28-ig az egyetemi dolgozók e-mail címére tájékoztatást küld ki a Szolgáltatási Igazgatóság. A tájékoztatóban teszi közzé azt az időszakot, amelyre a következő üdülési szezonra jelentkezni lehet (üdülőnként a szezon kezdete és vége). Az üdülők foglalása 2019. június 10 után kizárólag a fenti elérhetőségen jelen alkalmazás használatával történhet. (Az idei szezonban már csak a Horányi üdülőnkben vannak foglalható szobák.) Az igények kielégítése a rendszerben naplózott és visszakereshető beérkezésük sorrendjében történik. Az alsóőrsi és a balatonföldvári üdülőkbe csak egyetemi polgárok jelentkezését fogadjuk el. A horányi üdülőbe (egyelőre) külsős vendégek is jelentkezhetnek. Az egyetemi polgárok kedvezményes díjakon üdülhetnek abban az esetben, ha a jelentkezés során kommunikációs csatornaként az egyetemi levelező rendszerben szereplő e-mail címüket használják, a kedvezményes díj alkalmazásának ez kötelező feltétele, ennek hiányában a foglalási rendszer a külsős vendégek által fizetendő normál díjakon kalkulál.
A Szolgáltatási Igazgatóság a foglalási igény bejelentésekor az alábbi személyes adatok megadását kéri:
A vendégkönyvi regisztrációhoz (mely az idegenforgalmi adó bevallásának alapbizonylata)
Foglaló neve, Születési ideje, Születési helye, Lakhelye, Személyi igazolvány száma
A foglalással kapcsolatos kommunikációhoz:
foglaló e-mail címe (kétszer, beírva, kérjük ne másolja). Ha hibásan kerül megadásra, a foglalást az igénylő az erre a címre kapott rendszerüzenetre válaszolva nem tudja megerősíteni, így az nem jelenik meg a foglalási rendszerben) és elvész a rendszer és a foglalási lehetőség is elveszhet a megrendelő számára.
foglaló telefonszáma (várólistára kerülő igény esetében a rendszer adminisztrátor egyeztetést kezdeményez, alternatív lehetőséget kínálhat.)
A Felhasználók személyes adatait a Szolgáltatási Igazgatóság bizalmasan kezeli, azokat kizárólag a hozzá beérkező foglalások teljesítése és az idegenforgalmi adó adminisztrálása érdekében használja fel, harmadik félnek nem adja ki.
A Szolgáltatási Igazgatóság rendszer adminisztrátora a beérkezett igényeket munkanapokon, munkaidőben beérkezésük sorrendjében dolgozza fel. A beérkezett igényt a feldolgozás során a rendszeradminisztrátor 4 státus állapotba tudja állítani.
-
1. ELFOGADVA státus: Beállításakor az igénylő rendszerüzenetet kap, melyben az általa választott fizetési módnak megfelelően tájékoztatást kap a befizetés módjáról és a foglalás véglegesítéséhez szükséges határidejéről. A rendszerüzenet tartalmaz egy adatlapot, melynek kitöltésével és visszaküldésével az üdülőbe érkezéskor kötelező helyszíni adminisztráció egyszerűsíthető. (Az üdülő gondnoka ez alapján előre ki tudja tölteni az idegenforgalmi adó bevallás miatt kötelező vendégkönyvet.) A foglalási rendszer naptárában a foglalás színe egyidejűleg zöldre változik.
-
2. FIZETVE státus: Amennyiben az igénylő a befizetést határidőre teljesíti és ezt a megfelelő bizonylat személyes bemutatásával, vagy másolatának az udulok@semmelweis-univ.hu címre történő elküldésével határidőn belül igazolja, a rendszer adminiszrátor a foglalásra beállítja a fizetve státus., Ezzel a foglalás végleges, színe a foglalási naptárban pirosra változik. Az igénylő rendszerüzenetet kap, mely tartalmazza a foglalása adatait, az üdülő gondnokának elérhetőségét, az üdülés megkezdéséhez szükséges legfontosabb információkat.
-
3. VÁRÓLISTA státus: szürke színnel kerül a foglalási naptárba, akkor, ha valaki olyan időpontra foglal amelyre már van feldolgozás alatt álló, korábban rögzített, de még be nem fizetett igény. Az igény várólistára kerüléséről a felhasználó rendszerüzenetet kap.
-
4. TÖRÖLVE státus: Amennyiben a sorban előrébb álló igény befizetése nem történik meg a visszaigazolásában szereplő határidőig, akkor a rendszeradminisztrátor törli az igényt. Az igénylő rendszerüzenetet kap arról, hogy a fizetési határidő elmulasztása miatt foglalási igénye törlésre került. Ekkor az adott időpontra legkorábban beérkezett várólistán szereplő foglalás státusát a rendszeradminisztrátor ELFOGADVA státuszra állítja. Amennyiben a várólistán szereplő igényt megelőző igény befizetésre kerül, a várólistás igény státusát a rendszeradminisztrátor TÖRÖLVE státusra állítja. Egy befizetett igény esetleges későbbi lemondása esetén a korábban ugyanerre az időpontra felvett várólistás igények feladóival telefonon felvesszük a kapcsolatot, továbbra is fennálló igény esetén az eredeti igények rögzítésének sorrendjében közvetítjük a felszabaduló kapacitást.
A rendszerben rögzített foglalások módosításának kezdeményezésére a foglalási rendszeren keresztül nincs lehetőség. A foglalások módosítása az udulok@semmelweis-univ.hu címre küldött elektronikus üzenetben kezdeményezhető. A módosításokat a rendszerben (szükség esetén telefonon is egyeztetve) a rendszeradminisztrátor tudja végrehajtani. Az elvégzett módosításokról az igénylő és az érintett üdülő gondnoka is a módosítások rendszerben történő mentésével egyidőben rendszerüzenetben visszaigazolást kap.
A lefoglalt és befizetett üdülések lemondása esetén a foglalási díj alapesetben nem visszatéríthető. A Szolgáltatási Igazgatónak benyújtott kérelem és indoklás alapján részleges, vagy a teljes üdülési díj visszafizetéséről a Műszaki Főigazgató dönt. Előre nem látható körülmény miatti lemondás esetén a Szolgáltatási Igazgatóság vállalja, hogy közreműködik a lemondott időpontra új igénylő felkutatásában, módosítja a foglalás adatait és közreműködik a kárenyhítésben az elszámolási folyamat felek közötti támogatásával.
A Szolgáltatási Igazgatóság http://evasys.sote.hu/evasys/online.php?p=D9V4F elérhetőségen valamennyi szolgáltatására, így az üdülők foglalására és üzemeltetésére vonatkozóan is elektronikus panaszkönyvet üzemeltet. Kérjük, hogy problémáit, észrevételeit, jobbítási javaslatait ezen a felületen szíveskedjen megosztani velünk.
Az adatkezelő és elérhetőségei:
Név: Semmelweis Egyetem Szolgáltatási Igazagtóság
Székhely: 1085 Budapest; Rőkk Szzilárd utca 13.
E-mail: titkarsag.szolgaltatas@semmelweis-univ.hu
Telefon: +36 1 459-1500/60631
Fogalom meghatározások
- 1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; mely alapján azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható
- 2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
- 3. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
- 4. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel
- 5. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelőe az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;
- 6. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
- 7. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
A személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek
A személyes adatok:
- a) kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”);
- b) gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon;
- c) az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”);
- d) pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden észszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék („pontosság”);
- e) tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé; a személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a GDPR 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor, az e rendeletben az érintettek
jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására is figyelemmel („korlátozott tárolhatóság”);
- f) kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”).
Az adatkezelő felelős a fentiek megfelelésért, továbbá képesnek kell lennie e megfelelés igazolására („elszámoltathatóság”).
Az üdülő foglalási rendszerműködtetéshez kapcsolódó adatkezelés
-
1. Az adatgyűjtés ténye, a kezelt adatok köre és az adatkezelés célja:
| Személyes adat | Az adatkezelés célja |
| Vezeték-és keresztnév | A kapcsolatfelvételhez, a vásárláshoz és a szabályszerű számla kiállításához szükséges. |
| E-mail cím | Kapcsolattartás. |
| Telefonszám | Kapcsolattartás, a számlázással, vagy a foglalással kapcsolatos kérdések hatékonyabb egyeztetése. |
| Születési idő | idegenforgalmi adó bevallás, vendégkönyv kötelező mező |
| Személyi igazolvány szám | idegenforgalmi adó bevallás, vendégkönyv kötelező mező |
| Lakcím | idegenforgalmi adó bevallás, vendégkönyv kötelező mező |
| Születési hely | idegenforgalmi adó bevallás, vendégkönyv kötelező mező. |
Az e-mail cím esetében a kedvezményes ár érvényesítéséhez szükséges hogy személyes adatot is tartalmazzon.
-
2. Az érintettek köre: A Semmelweis Egyetem polgárai, ill. bárki, aki az egyetem üdülőiben az egyetem weboldalán keresztül a szabad kapacitások foglalása miatt jelentkezik.
-
3. Az adatkezelés időtartama, az adatok törlésének határideje: A személyes adatokat a foglalással érintett üdülési szezon lejártát követően 15 munkanapon belül, az esetleges reklamációkezelésekhez szükséges kapcsolati adatok kivételével töröljük az üdülő foglalási rendszerből. Az érintett által megadott bármely személyes adat törléséről az adatkezelő a GDPR 19. cikke alapján, elektronikus úton tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett törlési kérelme kiterjed az általa megadott e-mail címre is, akkor az adatkezelő a tájékoztatást követően az e-mail címet is törli. Kivéve a számviteli bizonylatok esetében, hiszen a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése alapján 8 évig meg kell őrizni ezeket az adatokat.
A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
Az adatok megismerésére jogosult lehetséges adatkezelők személye, a személyes adatok címzettjei:
A személyes adatokat az adatkezelő szolgáltatási igazgatója, rendszer adminisztrátorai, és a vendégkönyveket kezelő üdülő gondnokai, kezelhetik, a fenti alapelvek tiszteletben tartásával.
Az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos jogainak ismertetése:
Az érintett kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és
tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint
az érintettnek joga van az adathordozhatósághoz, továbbá a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához.
A személyes adatokhoz való hozzáférést, azok törlését, módosítását, vagy kezelésének korlátozását, az adatok hordozhatóságát, az adatkezelések elleni tiltakozást az alábbi módokon tudja érintett kezdeményezni:
- postai úton a Semmelweis Egyetem Szolgáltatási Igazgatóság; 1085 Budapest; Rőkk Szilárd utca 13. címen
- e-mail útján az titkarsag.szolgaltatas@semmelweis-univ.hu e-mail címen,
- telefonon a +36 1 459-1500/60631számon.
Az adatkezelés jogalapja:
- a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja.
-
Az elektronikus kereskedelemi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Elker tv.) 13/A. § (3) bekezdése:
A szolgáltató a szolgáltatás nyújtása céljából kezelheti azon személyes adatokat, amelyek a szolgáltatás nyújtásához technikailag elengedhetetlenül szükségesek. A szolgáltatónak az egyéb feltételek azonossága esetén úgy kell megválasztania és minden esetben oly módon kell üzemeltetnie az információs társadalommal összefüggő szolgáltatás nyújtása során alkalmazott eszközöket, hogy személyes adatok kezelésére csak akkor kerüljön sor, ha ez a szolgáltatás nyújtásához és az e törvényben meghatározott egyéb célok teljesüléséhez feltétlenül szükséges, azonban ebben az esetben is csak a szükséges mértékben és ideig.
- számviteli jogszabályoknak megfelelő számla kiállítása esetén a 6. cikk (1) bekezdés c) pontja.
-
A szerződésből eredő követelések érvényesítése esetén a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:21. §-a szerint 5 év.
6:22. § [Elévülés]
(1) Ha e törvény eltérően nem rendelkezik, a követelések öt év alatt évülnek el.
(2) Az elévülés akkor kezdődik, amikor a követelés esedékessé válik.
(3) Az elévülési idő megváltoztatására irányuló megállapodást írásba kell foglalni.
(4) Az elévülést kizáró megállapodás semmis.
-
Tájékoztatjuk, hogy
- az adatkezelés a szerződés teljesítéséhez szükséges.
- köteles a személyes adatokat megadni, hogy tudjuk a foglalását teljesíteni.
- az adatszolgáltatás elmaradása azzal a következménnyel jár, hogy nem tudjuk a foglalási igényét feldolgozni.
Tárhely-szolgáltató
- 1. Adatfeldolgozó által ellátott tevékenység: Tárhely-szolgáltatás
-
2. Adatfeldolgozó megnevezése és elérhetősége:
Semmelweis Egyetem Informatikai Igazgatósága.
1096 Budapest Ernő utca 7.
Telefon: +36 1 210 0328
e-mail: titkarsag.informatika@semmelweis-univ.hu
- 3. Az adatkezelés ténye, a kezelt adatok köre: Az érintett által megadott valamennyi személyes adat.
- 4. Az érintettek köre: A weboldalt használó valamennyi érintett.
- 5. Az adatkezelés célja: A weboldal elérhetővé tétele, megfelelő működtetése.
- 6. Az adatkezelés időtartama, az adatok törlésének határideje: Az adatkezelő és a tárhely-szolgáltató közötti megállapodás megszűnéséig, vagy az érintettnek a tárhely-szolgáltató felé intézett törlési kérelméig tart az adatkezelés.
- 7. Az adatfeldolgozás jogalapja: a 6. cikk (1) bekezdés c) és f) pontja, illetve az elektronikus kereskedelemi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény 13/A. § (3) bekezdése.
